Fietsplan, WKR en salarisadministratie: Hoe zit het?

Wij krijgen regelmatig het verzoek om een werknemer via het fietsplan een fiets te verstrekken, vergoeden of ter beschikking te stellen. Alleen zijn er verschillende soorten fietsplannen en allen hebben verschillende gevolgen voor zowel de werkgever als de werknemer.

Als sprake is van terbeschikkingstelling van een fiets aan de werknemer (fiets blijft in eigendom van de werkgever), moet je een bijtelling van 7 procent op jaarbasis in aanmerking nemen. De werknemer kan daarnaast geen reiskostenvergoeding ontvangen van de werkgever op de dagen dat hij met de fiets naar het werk reist. Er is geen verplichting om de fiets voor het werk te gebruiken, het kan in principe ook om een privé fiets gaan.

Vergoeden en verstrekken

Bij het vergoeden of verstrekken van een fiets (fiets is dan in eigendom van de werknemer), moet je de waarde in het economisch verkeer of de factuurwaarde verlonen of bruteren op de loonstrook. De werkgever kan dit loon ook aanwijzen als eindheffingsloon en onder de vrije ruimte van de werkkostenregeling brengen. Omdat in dit geval de fiets eigendom is van de werknemer kan de werknemer ook een reiskostenvergoeding ontvangen.

Cafetariaregeling

Bij het vergoeden en verstrekken van de fiets aan de werknemer kan je de cafetariaregeling toepassen als deze voldoet aan de voorwaarden voor uitruil. De werknemer levert een stukje brutoloon en/of verlofuren in. De aanschafkosten wijs je dan aan als eindheffingsloon en breng je onder in de vrije ruimte van de werkkostenregeling. Daar moet de werkgever er wel van

bedacht zijn dat de werknemer een voordeel heeft, maar de werkgever bij overschrijden van de vrije ruimte 80% eindheffing moet afdragen. Bij kleine werkgevers is de vrije ruimte beperkt en kan mogelijk maar 1 werknemer per jaar hiervan gedeeltelijk gebruik maken.

Er zijn wel voorwaarden aan het uitruilen verbonden. Zo moet de werkgever een fietsplan opstellen. Naast de wettelijke voorwaarden (bijvoorbeeld het salaris mag niet beneden het minimumloon uitkomen) kan de werkgever ook eigen voorwaarden opnemen (bijvoorbeeld een maximale vergoeding per werknemer/fiets). Neem contact met ons op voor het opstellen van een fietsplan en addendum op de arbeidsovereenkomst.

Voorbeeld aanschaf fiets

Een werknemer koopt een elektrische fiets van € 1.500. Je zet € 1.500 van het brutoloon van de werknemer om in een vergoeding voor de aanschaf van de fiets. Deze aanschafkosten wijs je aan als eindheffingsloon. Als de vrije ruimte niet wordt overschreden, betaalt de werkgever daarover geen belasting. Bij een belastingtarief van 37,35 procent heeft de werknemer een belastingvoordeel van € 560.

Renteloze rekening

Het is ook mogelijk – en fiscaal gunstig – om de werknemer een renteloze lening te verstrekken voor de aanschaf van de fiets. In dat geval wordt het rentevoordeel op nihil gewaardeerd. De aflossing moet dan uit het nettoloon worden betaald.

De werkgever verstrekt de werknemer een renteloze lening van € 1.500 om een fiets te kopen. De werknemer krijgt van de werkgever daarnaast een vergoeding van € 0,19 per kilometer voor woon-werkverkeer die kan worden gebruikt voor de aflossing van de lening.

De aanschaf van de fiets gaat niet ten koste van de vrije ruimte omdat sprake is van een lening aan de werknemer die hij moet terugbetalen. De terugbetaling van de lening gaat ook niet ten koste van de vrije ruimte omdat de werknemer de lening aflost met een gerichte vrijstelling (de kilometervergoeding). Voor het rentevoordeel geldt een nihilwaardering.

Conclusie

Er moet worden gekeken wat de bedoeling is:

• fiets wel/niet eigendom van de werknemer;
• is er voldoende vrije ruimte voor alle aanvragen, let ook op overige personeelskosten;
• is uitruil vanuit de CAO mogelijk;
• bij uitruil een fietsplan opstellen.

Bron: Image by Freepik